Invoice Engine — Complete Invoicing & Accounts Receivable

一个零依赖的代理技能，用于端到端的发票处理 — 从报价到支付再到报告。

快速开始

当用户说“创建一个发票”或“向[客户]开票”时：

检查客户是否存在于内存中（见下面的客户注册表）
如果是新客户 → 运行客户入职
使用发票生成器生成发票
提交审核 → 完成
在发票分类账中跟踪

1. 客户注册表

在您的工作空间中维护一个YAML客户数据库：

# clients.yaml
clients:
  - id: "CLI-001"
    name: "Acme Corp"
    contact: "Jane Smith"
    email: "jane@acme.com"
    address:
      line1: "123 Business Ave"
      line2: "Suite 400"
      city: "New York"
      state: "NY"
      zip: "10001"
      country: "US"
    tax_id: "US-EIN-12-3456789"
    payment_terms: "net-30"       # net-15, net-30, net-45, net-60, due-on-receipt, custom
    preferred_currency: "USD"
    default_tax_rate: 0           # 0 for B2B cross-border, local rate for domestic
    notes: "PO required for invoices > $5,000"
    created: "2026-01-15"
    lifetime_revenue: 12500.00
    invoices_sent: 3
    invoices_paid: 2
    avg_days_to_pay: 22

客户入职清单

当添加新客户时，收集：

[ ] 法律实体名称（与记录上完全一致）
[ ] 开票联系人姓名 + 邮箱
[ ] 开票地址（完整的，包括国家）
[ ] 税务登记号/增值税号码（如适用）
[ ] 首选支付条款
[ ] 货币偏好
[ ] 任何采购订单或审批要求
[ ] 免税？（如果是，获取证书参考）

2. 发票生成器

发票编号格式

[PREFIX]-[YEAR].[MONTH].[SEQUENCE]
示例：INV-2026.02.001

可配置的前缀每个业务线：

INV = 标准发票
PRO = 形式发票/报价
REC = 定期发票
CN = 信用票据

发票模板

生成发票时，结构如下：

╔══════════════════════════════════════════════════════════╗
║  [YOUR COMPANY NAME]                                     ║
║  [Address Line 1]                                        ║
║  [City, State ZIP]                                       ║
║  [Country]                                               ║
║  Tax ID: [YOUR TAX ID]                                   ║
╠══════════════════════════════════════════════════════════╣
║                                                          ║
║  INVOICE [NUMBER]                  Date: [ISSUE DATE]    ║
║                                    Due:  [DUE DATE]      ║
║                                                          ║
║  Bill To:                          Payment Terms:        ║
║  [CLIENT NAME]                     [Net-30 / etc.]       ║
║  [Client Address]                                        ║
║  [City, State ZIP]                 PO Number:            ║
║  Tax ID: [CLIENT TAX ID]          [If applicable]        ║
║                                                          ║
╠══════════════════════════════════════════════════════════╣
║  #  │ Description          │ Qty │ Rate    │ Amount     ║
╠═════╪══════════════════════╪══════╪═════════╪════════════╣
║  1  │ [Service/Product]    │  1  │ $X,XXX  │ $X,XXX.XX ║
║  2  │ [Service/Product]    │  3  │ $XXX    │ $X,XXX.XX ║
║  3  │ [Expense passthrough]│  1  │ $XXX    │ $XXX.XX   ║
╠═════╧══════════════════════╧═════╧═════════╧════════════╣
║                              Subtotal:    $XX,XXX.XX     ║
║                              Discount:    -$X,XXX.XX     ║
║                              Tax (X%):    $X,XXX.XX      ║
║                              ─────────────────────────   ║
║                              TOTAL DUE:   $XX,XXX.XX     ║
╠══════════════════════════════════════════════════════════╣
║  Payment Methods:                                        ║
║  • Bank Transfer: [Bank] | Acct: [XXXX] | Routing: [XX] ║
║  • PayPal: [email]                                       ║
║  • Stripe: [payment link]                                ║
║  • Bitcoin: [address] / Lightning: [LNURL]               ║
║                                                          ║
║  Notes: [Custom message / thank you / late fee notice]   ║
╚══════════════════════════════════════════════════════════╝

行项目类型

基于时间：小时 × 时薪（记录小时，自动计算）
固定费用：项目里程碑，预付费用
基于数量：单位 × 单价
费用转嫁：成本价或加价%
折扣行：负金额（提前支付，数量，忠诚度）
定期：从定期计划自动填充

税务处理决策树

客户是否与您在同一国家？
├── YES → 应用当地税率
│   ├── 客户免税？→ 添加免税参考，0%税
│   └── 客户不免 → 应用标准税率
└── NO → 通常0%（反向收费/出口）
    ├── 都在欧盟？→ 反向收费机制（0%，发票上注明）
    ├── 美国州际？→ 检查关联规则
    └── 国际 → 0%带有出口参考

折扣与定价框架

提前支付：2/10 Net 30（如果10天内支付，享受2%的折扣）
数量：分层定价（1-10单位 = $X，11-50 = $Y，51+ = $Z）
忠诚度：6+发票后，提供5%的持续折扣
捆绑：将多个服务打包，比单独购买便宜10-15%
季节性：Q4溢价（+10%），Q1折扣（-5%）如果适用

3. 发票生命周期与状态跟踪

状态流

草稿 → 发送 → 查看 → 部分支付 → 已支付 → 关闭
                  ↓
              逾期 → 升级 → 核销
                  ↓
            有争议 → 解决 → 已支付

发票分类账（YAML）

# invoices.yaml
invoices:
  - number: "INV-2026.02.001"
    client_id: "CLI-001"
    status: "sent"
    issue_date: "2026-02-13"
    due_date: "2026-03-15"
    currency: "USD"
    subtotal: 5000.00
    discount: 0
    tax: 0
    total: 5000.00
    amount_paid: 0
    balance_due: 5000.00
    payment_terms: "net-30"
    line_items:
      - description: "AI Integration Consulting — February"
        qty: 20
        rate: 250.00
        amount: 5000.00
    payments: []
    notes: ""
    sent_date: "2026-02-13"
    reminders_sent: 0
    created: "2026-02-13T10:30:00Z"

支付记录

当收到付款时：

payments:
  - date: "2026-03-10"
    amount: 5000.00
    method: "bank_transfer"    # bank_transfer, stripe, paypal, btc, cash, check
    reference: "TXN-ABC123"
    notes: "Paid in full"

更新：amount_paid, balance_due, status（→ 如果余额 = 0，则为已支付，→ 如果余额 > 0，则为部分支付）

4. 定期发票

计划配置

recurring:
  - id: "REC-001"
    client_id: "CLI-001"
    description: "Monthly Retainer — AI Ops Support"
    frequency: "monthly"          # weekly, biweekly, monthly, quarterly, annually
    day_of_month: 1               # 1-28（为安全起见，避免29-31）
    line_items:
      - description: "AI Operations Retainer"
        qty: 1
        rate: 3500.00
    auto_send: true               # false = 创建为草稿
    start_date: "2026-01-01"
    end_date: null                # null = 无限期
    next_invoice: "2026-03-01"
    invoices_generated: 2
    active: true

定期发票例程（按计划运行）

检查recurring条目，其中next_invoice <= today和active = true
对于每个：根据模板生成发票，分配下一个号码
如果auto_send = true → 标记为已发送，通知客户
如果auto_send = false → 保存为草稿，通知用户审核
更新next_invoice到下一次出现
在每日记忆中记录

5. 逾期管理与收款

提醒计划

逾期天后	行动	语气
+1 天	友好提醒邮件	“Just a gentle reminder…”
+7 天	发送带有发票的跟进	“Following up on…”
+14 天	坚定提醒，提及滞纳金	“This invoice is now 14 days past due…”
+30 天	最终通知，升级前	“Final notice — please remit payment…”
+45 天	升级到人类（Kalin/Christina）	标记为个人外展
+60 天	考虑核销或收款	商业决策

提醒模板

第1天（友好）

主题：友情提醒 — 发票[NUMBER]于[DATE]到期

Hi [CONTACT]，

Hope all is well! Just a quick reminder that invoice [NUMBER] for [AMOUNT] was due on [DATE].

如果您已经发送了付款，请忽略这条消息。

付款详情在附件发票上。如果您需要任何东西，请告诉我。

Best，
[YOUR NAME]

第14天（坚定）

主题：发票[NUMBER] — 14天逾期（[AMOUNT]）

Hi [CONTACT]，

发票[NUMBER]为[AMOUNT]现在已经逾期14天，到期日为[DATE]。

根据我们的协议，逾期[Y]天以上的余额可能会适用[X]%的滞纳金。

您能确认我们何时可以期待付款吗？如果有任何问题，很乐意讨论。

谢谢，
[YOUR NAME]

第30天（最终）

主题：最终通知 — 发票[NUMBER]逾期（[AMOUNT]）

Hi [CONTACT]，

这是最终提醒，发票[NUMBER]为[AMOUNT]仍未支付，现在已经逾期30天。

请在接下来的7个工作日内安排付款，以避免进一步的行动。

如果对这个发票有争议或问题，请立即告诉我，以便我们可以解决。

Regards，
[YOUR NAME]

滞纳金计算

标准：每月逾期余额的1.5%（18% APR）
宽限期：到期日后5个工作日
复合：单利（不复利）
上限：发票总额的25%（或当地法律最高限额）

公式：late_fee = balance_due × (monthly_rate / 30) × days_overdue
示例：$5,000 × (0.015 / 30) × 14 = $35.00

6. 财务报告

收入仪表板（每周/每月生成）

═══ 收入总结 — [MONTH YEAR] ═══

本月开票：      $XX,XXX.XX  ([N]发票)
本月收款：      $XX,XXX.XX  ([N]付款)
未逾期（未到期）：$XX,XXX.XX  ([N]发票)
逾期：                  $XX,XXX.XX  ([N]发票，平均[X]天晚）
已核销（YTD）：        $XX,XXX.XX

收款率：          XX.X%  （收款/开票，过去90天）
平均支付天数：          XX天（过去90天）
平均发票金额：         $X,XXX.XX

═══ 本年度前客户（按收入，YTD）═══
1. [客户] — $XX,XXX  ([N]发票，平均[X]天支付）
2. [客户] — $XX,XXX  ([N]发票，平均[X]天支付）
3. [客户] — $XX,XXX  ([N]发票，平均[X]天支付）

═══ 账龄报告 ═══
当前（尚未到期）：     $XX,XXX  ([N]发票)
1-15天逾期：         $XX,XXX  ([N]发票)
16-30天逾期：        $XX,XXX  ([N]发票)
31-60天逾期：        $XX,XXX  ([N]发票)
60+天逾期：          $XX,XXX  ([N]发票）⚠️

═══ 月度趋势 ═══
一月：$XX,XXX ████████████
二月：$XX,XXX ████████████████
三月：$XX,XXX ██████
...

═══ 需要采取的行动 ═══
• [N]发票需要提醒邮件
• [N]定期发票到期生成
• [客户]对INV-XXXX有争议 — 需要解决

关键指标跟踪

收款率：实际收取的开票金额的百分比（目标：>95%）
DSO（销售天数）：从开票到支付的平均天数（目标：<30）
逾期比率：逾期余额/总未付（目标：<10%）
收入集中度：来自前客户的比例（如果>40% — 依赖风险）
MRR来自定期：定期发票总额/月

7. 信用票据和调整

当需要退款或更正时：

credit_note:
  number: "CN-2026.02.001"
  original_invoice: "INV-2026.01.003"
  client_id: "CLI-001"
  reason: "部分退款 — 超收服务小时"
  line_items:
    - description: "更正：5小时超收"
      qty: -5
      rate: 250.00
      amount: -1250.00
  total: -1250.00
  issued: "2026-02-13"

对信用票据进行冲抵：

原始发票（减少余额）
未来发票（账户上的信用）
直接退款（记录退款方式 + 参考）

8. 多货币支持

currencies:
  primary: "USD"
  accepted: ["USD", "GBP", "EUR", "BTC"]
  exchange_rates:  # 每周更新或使用实时汇率
    GBP_USD: 1.27
    EUR_USD: 1.08
    BTC_USD: 97500
  conversion_note: "按发票日期的汇率转换。只接受发票货币的付款。"

规则：

始终以客户的首选货币开具发票
以收到的货币记录付款
转换为报告的主要货币（使用付款日期的汇率）
如果跨货币，则在发票上注明汇率
BTC/Lightning：包括sats和法币等价物

9. 报价至发票流程

报价（形式发票）模板

与发票模板相同，但是：

前缀：PRO-而不是INV-
标题：“报价"而不是"发票”
添加：“有效期至：[DATE]”（通常30天）
添加：“这不是税务发票”

流程流

报价 → 接受 → 发票 → 已支付
  ↓
到期（自动到期后有效期）
  ↓
修订（新版本更改）

当报价被接受时：

转换为发票（更改前缀，删除有效期通知）
分配发票号码
根据客户档案设置支付条款
发送发票
将报价存档为"已转换"

10. 边缘案例与规则

部分付款

单独记录每笔付款，并附上参考
每次付款后更新balance_due
在最后一笔付款后 → 标记为已支付
如果部分 + 逾期 → 只追收剩余余额

有争议的发票

标记状态为有争议
记录争议原因和日期
在争议期间暂停提醒
跟踪解决（调整，信用票据，或确认正确）
解决后恢复计费

作废与信用票据

作废：发票错误地发送了，本不应存在 → 标记为作废，排除在报告之外
信用票据：服务已交付但需要调整 → 发行CN，包括在报告中

税务发票要求（按地区）

美国：没有严格格式，但如果注册了，需包括EIN
英国/欧盟：必须包括增值税号码，增值税金额，"反向收费"通知如适用
澳大利亚：必须说"税务发票"，包括ABN，GST金额
加拿大：包括GST/HST号码，省特定规则

四舍五入

始终将行项目金额四舍五入到小数点后两位
在小计上计算税款（而不是逐行），以避免便士差异
显示货币符号在金额之前：$1,234.56

发票编号

永远不重用或跳过号码（税务审计要求）
每个前缀内顺序编号
如果作废，保留号码，只需标记状态

11. 自动化机会

设置cron作业或心跳检查：

[ ] 按计划生成定期发票
[ ] 根据上述时间表发送逾期提醒
[ ] 每周向所有者发送收入仪表板
[ ] 每月账龄报告
[ ] 自动标记>45天逾期的客户
[ ] 季度审查：更新汇率，审查定价

12. 导出格式

当用户需要导出时：

CSV：用于电子表格/会计导入

invoice_number,client,date,due_date,total,status,amount_paid,balance

JSON：用于API集成或备份
Markdown表格：在聊天中快速查看
PDF就绪文本：格式化文本块，准备用于PDF生成工具

命令参考

命令	行动
“Invoice [client] for [amount/description]”	创建新发票
“Quote [client] for [service]”	创建形式发票
“Show outstanding invoices”	列出未付发票
“What’s overdue?”	账龄报告，仅逾期
“Revenue this month”	月度收入仪表板
“Send reminder for [invoice]”	生成提醒邮件
“Record payment [invoice] [amount]”	记录收到的付款
“Recurring: [client] [amount] [frequency]”	设置定期发票
“Credit note for [invoice]”	发行信用/调整
“Client report [name]”	完整的客户支付历史
“Export invoices [format]”	CSV/JSON/Markdown导出
“Void [invoice]”	作废发票
“Update rates”	刷新汇率