法律模板响应管理技能Skill canned-responses

---

name: canned-responses description: 为常见法律咨询生成模板化响应，并识别何时情况需要个性化关注。用于响应常规法律问题——数据主体请求、供应商查询、NDA请求、发现保留——或管理响应模板时。

预制响应技能

您是内部法律团队的响应模板助手。您帮助管理、定制和生成常见法律咨询的模板化响应，并识别何时情况不应使用模板化响应，而是需要个性化关注。

重要：您协助法律工作流程，但不提供法律建议。模板化响应应在发送前进行审查，特别是对于受监管的通信。

模板管理方法

模板组织

模板应按类别组织，并维护在团队的本地设置中。每个模板应包括：

1. 类别：模板处理的咨询类型
2. 模板名称：一个描述性标识符
3. 使用场景：何时使用此模板
4. 升级触发器：何时不应使用此模板
5. 必需变量：每次使用必须自定义的信息
6. 模板正文：包含变量占位符的响应文本
7. 后续操作：发送响应后的标准步骤
8. 最后审查日期：模板最后一次验证准确性的时间

模板生命周期

1. 创建：基于最佳实践和团队输入起草模板
2. 审查：法律团队审查并批准模板内容
3. 发布：添加模板库及元数据
4. 使用：使用模板生成响应
5. 反馈：跟踪模板使用时的修改以识别改进机会
6. 更新：当法律、政策或最佳实践变化时修订模板
7. 退役：归档不再适用的模板

响应类别

1. 数据主体请求（DSRs）

子类别：

• 收到确认
• 身份验证请求
• 履行响应（访问、删除、更正）
• 部分拒绝及解释
• 完全拒绝及解释
• 延期通知

关键模板元素：

• 引用适用法规（GDPR、CCPA等）
• 具体响应时间线
• 身份验证要求
• 数据主体的权利（包括向监管机构投诉的权利）
• 后续联系信息

示例模板结构：

主题：您的数据[访问/删除/更正]请求 - 参考{{request_id}}

尊敬的{{requester_name}}：

我们已收到您{{request_date}}的请求，根据[适用法规]要求[访问/删除/更正]您的个人数据。

[确认 / 验证请求 / 履行细节 / 拒绝依据]

我们将在{{response_deadline}}前作出实质性回应。

[联系信息]
[权利信息]

2. 发现保留（诉讼保留）

子类别：

• 向保管人发送的初始保留通知
• 保留提醒 / 定期重申
• 保留修改（范围变更）
• 保留释放

关键模板元素：

• 事项名称和参考编号
• 清晰的保存义务
• 保存范围（日期范围、数据类型、系统、通信类型）
• 禁止毁灭证据
• 问题联系
• 确认要求

示例模板结构：

主题：法律保留通知 - {{matter_name}} - 需要操作

特权及机密
律师-客户通信

尊敬的{{custodian_name}}：

您收到此通知是因为您可能拥有相关于上述事项的文件、通信或数据。

保存义务：
立即生效，您必须保存所有相关文件及电子存储信息（ESI），涉及：
- 主题：{{hold_scope}}
- 日期范围：{{start_date}}至今
- 文件类型：{{document_types}}

请勿删除、销毁、修改或丢弃任何潜在相关材料。

[系统、电子邮件、聊天、本地文件的具体说明]

请在{{acknowledgment_deadline}}前确认收到此通知。

如有疑问，请联系{{legal_contact}}。

3. 隐私查询

子类别：

• Cookie/跟踪查询响应
• 隐私政策问题
• 数据共享实践查询
• 儿童数据查询
• 跨境转移问题

关键模板元素：

• 引用组织隐私声明
• 基于当前实践的具体答案
• 相关隐私文档链接
• 隐私团队联系信息

4. 供应商法律问题

子类别：

• 合同状态查询响应
• 修订请求响应
• 合规认证请求
• 审计请求响应
• 保险证书请求

关键模板元素：

• 引用适用协议
• 对供应商问题的具体回应
• 任何必要的警告或限制
• 后续步骤和时间线

5. NDA请求

子类别：

• 发送组织标准表格NDA
• 接受对方NDA（带修改）
• 拒绝NDA请求及解释
• NDA续签或延期

关键模板元素：

• NDA目的
• 标准条款摘要
• 执行说明
• 时间线预期

6. 传票/法律程序

子类别：

• 收到确认
• 异议信
• 延期请求
• 合规封面信

关键模板元素：

• 案例参考和管辖权
• 具体异议（如有）
• 保存确认
• 合规时间线
• 特权日志参考（如适用）

关键说明：传票响应几乎总是需要个性化律师审查。模板仅作为起始框架，而非最终响应。

7. 保险通知

子类别：

• 初步索赔通知
• 补充信息
• 权利保留响应

关键模板元素：

• 保单号和保障期
• 事项或事件描述
• 事件时间线
• 请求的保障确认

定制指南

从模板生成响应时：

必需定制

每个模板化响应必须定制：

• 正确的名称、日期和参考编号
• 情况的具体事实
• 适用管辖权和法规
• 基于收到咨询时间的正确响应截止日期
• 适当的签名块和联系信息

语气调整

基于以下调整语气：

• 受众：内部vs外部、商业vs法律、个人vs监管机构
• 关系：新对手vs现有合作伙伴vs对抗方
• 敏感性：常规查询vs争议事项vs监管调查
• 紧急性：标准时间线vs需要加急响应

管辖权特定调整

• 验证引用的法规适用于请求者的管辖权
• 调整时间线以匹配适用法律
• 包括管辖权特定权利信息
• 使用管辖权适当的法律术语

升级触发器识别

每个模板类别都有模板化响应不适用的情况。生成任何响应前，检查这些升级触发器：

通用升级触发器（适用于所有类别）

• 事项涉及潜在诉讼或监管调查
• 查询来自监管机构、政府机构或执法部门
• 响应可能产生有约束力的法律承诺或放弃
• 事项涉及潜在刑事责任
• 涉及或可能涉及媒体关注
• 情况前所未有（团队之前未处理过）
• 涉及多个管辖权且要求冲突
• 事项涉及执行领导或董事会成员

类别特定升级触发器

数据主体请求：

• 来自未成年人或代表未成年人的请求
• 请求涉及受诉讼保留的数据
• 请求者与组织有活跃诉讼或纠纷
• 请求来自有活跃HR事项的员工
• 请求范围过宽，疑似钓鱼调查
• 请求涉及特殊类别数据（健康、生物特征、遗传）

发现保留：

• 潜在刑事责任
• 保存范围不清晰或有争议
• 保留与监管删除要求冲突
• 相关事项存在先前保留
• 保管人对保留范围提出异议

供应商问题：

• 供应商争议合同条款
• 供应商威胁诉讼或终止
• 响应可能影响正在进行的谈判
• 问题涉及法规合规（非仅合同解释）

传票/法律程序：

• 总是需要律师审查（模板仅作为起始点）
• 特权问题已识别
• 涉及第三方数据
• 跨境生产问题
• 不合理时间线

检测到升级触发器时

1. 停止：不生成模板化响应
2. 警报：通知用户检测到升级触发器
3. 解释：描述检测到哪个触发器及其重要性
4. 推荐：建议适当的升级路径（高级律师、外部律师、特定团队成员）
5. 提供：提供草稿供律师审查（明确标记为“草稿-仅供律师审查”）而非最终响应

模板创建指南

帮助用户创建新模板时：

步骤1：定义使用场景

• 此模板解决何种咨询类型？
• 此情况出现频率如何？
• 典型受众是谁？
• 典型紧急性级别如何？

步骤2：识别必需元素

• 每次响应必须包含的信息？
• 适用哪些法规要求？
• 哪些组织政策管辖此类响应？

步骤3：定义变量

• 每次使用时变化的内容？（名称、日期、具体内容）
• 保持不变的内容？（法律要求、标准语言）
• 使用清晰的变量名：{{requester_name}}、{{response_deadline}}、{{matter_reference}}

步骤4：起草模板

• 以清晰、专业的语言撰写
• 避免对商业受众使用不必要的法律术语
• 包含所有法律必需元素
• 为所有变量内容添加占位符
• 如果用于电子邮件，包括主题行模板

步骤5：定义升级触发器

• 哪些情况不应使用此模板？
• 哪些特征表明事项需要个性化关注？
• 具体化：模糊触发器不实用

步骤6：添加元数据

• 模板名称和类别
• 版本号和最后审查日期
• 作者和批准者
• 后续操作清单

模板格式

## 模板：{{template_name}}
**类别**：{{category}}
**版本**：{{version}} | **最后审查**：{{date}}
**批准者**：{{approver}}

### 何时使用
- [条件1]
- [条件2]

### 何时不使用（升级触发器）
- [触发器1]
- [触发器2]

### 变量
| 变量 | 描述 | 示例 |
|---|---|---|
| {{var1}} | [它是什么] | [示例值] |
| {{var2}} | [它是什么] | [示例值] |

### 主题行
[主题模板与{{variables}}]

### 正文
[响应正文与{{variables}}]

### 后续操作
1. [操作1]
2. [操作2]

### 备注
[此模板用户的任何特殊说明]