id: “5e353200-9d4c-57ce-83a5-f1fd8c1db0a6” name: invoice-organizer description: 自动整理发票和收据用于税务准备，通过读取杂乱文件、提取关键信息、一致重命名并按逻辑排序文件夹。将数小时的手动记账转换为几分钟的自动化整理。

发票整理器

这个技能将混乱的发票、收据和财务文档文件夹转变为干净、税务就绪的归档系统，无需手动操作。

何时使用此技能

为税务季准备并需要整理记录
管理多个供应商的业务费用
从混乱文件夹或电子邮件下载中整理收据
为持续记账设置自动化发票归档
按年份或类别归档财务记录
为报销核对费用
为会计师准备文档

此技能的功能

读取发票内容：从PDF、图像和文档中提取信息：
- 供应商/公司名称
- 发票号码
- 日期
- 金额
- 产品或服务描述
- 支付方式
一致重命名文件：创建标准化文件名：
- 格式：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品或服务.pdf
- 示例：2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
按类别组织：排序到逻辑文件夹：
- 按供应商
- 按费用类别（软件、办公、旅行等）
- 按时间段（年、季度、月）
- 按税务类别（可扣除、个人等）
处理多种格式：适用于：
- PDF发票
- 扫描收据（JPG、PNG）
- 电子邮件附件
- 截图
- 银行对账单
保留原件：在整理副本时保留原始文件

如何使用

基本用法

导航到您的混乱发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后询问Claude Code：

为税务整理这些发票

或更具体地：

读取此文件夹中的所有发票，将它们重命名为“YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf”格式，并按供应商组织

高级组织

整理这些发票：
1. 从每个文件中提取日期、供应商和描述
2. 重命名为标准格式
3. 按费用类别（软件、办公、旅行等）排序到文件夹
4. 创建一个包含所有发票详细信息的CSV电子表格，供会计师使用

指令

当用户请求发票整理时：

扫描文件夹

识别所有发票相关文件：
```
# 查找所有发票相关文件
find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
```
报告发现：
- 文件总数
- 文件类型
- 日期范围（如果从名称中可识别）
- 当前组织（或无组织）
从每个文件中提取信息

对于每个发票，提取：

来自PDF发票：
- 使用文本提取读取发票内容
- 查找常见模式：
  - “发票日期：”、“日期：”、“签发：”
  - “发票编号：”、“发票号：”
  - 公司名称（通常在顶部）
  - “应付金额：”、“总计：”、“金额：”
  - “描述：”、“服务：”、“产品：”
来自图像收据：
- 从图像中读取可见文本
- 识别供应商名称（通常在顶部）
- 查找日期（常见格式）
- 找到总金额
对于不清晰文件的备选方案：
- 使用文件名线索
- 检查文件创建/修改日期
- 如果关键信息缺失，标记为手动审核

确定组织策略

如果未指定，询问用户偏好：

我找到了[X]张发票，来自[日期范围]。

您希望如何组织它们？

1. **按供应商**（Adobe/、Amazon/、Stripe/等）
2. **按类别**（软件/、办公用品/、旅行/等）
3. **按日期**（2024/Q1/、2024/Q2/等）
4. **按税务类别**（可扣除/、个人/等）
5. **自定义**（描述您的结构）

或者我可以使用默认结构：年份/类别/供应商

创建标准化文件名

对于每张发票，创建遵循此模式的文件名：
```
YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 描述.扩展名
```
示例：
- 2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
- 2024-01-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
- 2023-12-01 Stripe - 发票 - 月度支付处理.pdf
文件名最佳实践：
- 移除特殊字符，除了连字符
- 正确大写供应商名称
- 保持描述简洁但有意义
- 使用一致日期格式（YYYY-MM-DD）以便排序
- 保留原始文件扩展名

执行组织

在移动文件前，显示计划：

# 组织计划

## 提议结构

发票/ ├── 2023/ │ ├── 软件/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── 服务/ │ └── 办公/ └── 2024/ ├── 软件/ ├── 服务/ └── 办公/


## 示例更改

之前：`invoice_adobe_march.pdf`
之后：`2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf`
位置：`发票/2024/软件/Adobe/`

之前：`IMG_2847.jpg`
之后：`2024-02-10 Staples - 收据 - 办公用品.jpg`
位置：`发票/2024/办公/Staples/`

处理[X]个文件？（是/否）

批准后：

# 创建文件夹结构
mkdir -p "发票/2024/软件/Adobe"

# 复制（不移除）以保留原件
cp "original.pdf" "发票/2024/软件/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf"

# 或如果用户偏好，移动
mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"

生成摘要报告

创建一个包含所有发票详细信息的CSV文件：

日期,供应商,发票号码,描述,金额,类别,文件路径
2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,软件,发票/2024/软件/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,办公用品,127.45,办公,发票/2024/办公/Amazon/2024-03-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
...

此CSV适用于：

导入到会计软件
与会计师共享
费用跟踪和报告
税务准备

提供完成摘要

# 整理完成！📊

## 摘要
- **已处理**：[X]张发票
- **日期范围**：[最早]到[最晚]
- **总金额**：$[总和]（如果金额已提取）
- **供应商**：[Y]个独特供应商

## 新结构

发票/ ├── 2024/（45个文件） │ ├── 软件/（23个文件） │ ├── 服务/（12个文件） │ └── 办公/（10个文件） └── 2023/（12个文件）


## 创建的文件
- `/发票/` - 已整理发票
- `/发票/发票摘要.csv` - 会计用电子表格
- `/发票/原件/` - 原始文件（如果已复制）

## 需要审核的文件
[列出任何信息无法完全提取的文件]

## 后续步骤
1. 审核`发票摘要.csv`文件
2. 检查“需要审核”文件夹中的文件
3. 将CSV导入您的会计软件
4. 为未来发票设置自动整理

税务季准备就绪！🎉

示例

示例1：税务准备（来自Martin Merschroth）

用户：“我有一个用于税务的混乱发票文件夹。整理它们并正确重命名。”

过程：

扫描文件夹：找到147个PDF和图像
读取每张发票以提取：
- 日期
- 供应商名称
- 发票号码
- 产品/服务描述
重命名所有文件：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf
组织到：2024/软件/、2024/旅行/等。
创建发票摘要.csv供会计师使用
结果：几分钟内整理好税务就绪发票

示例2：月度费用核对

用户：“按类别整理我上个月的业务收据。”

输出：

# 2024年3月收据已整理

## 按类别
- 软件与工具：$847.32（12张发票）
- 办公用品：$234.18（8张收据）
- 旅行与餐饮：$1,456.90（15张收据）
- 专业服务：$2,500.00（3张发票）

总计：$5,038.40

所有收据已重命名并归档在：
`业务收据/2024/03-三月/[类别]/`

CSV导出：`march-2024-expenses.csv`

示例3：多年归档

用户：“我有3年的随机发票。按年份，然后按供应商组织它们。”

输出：创建结构：

发票/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

每张文件正确重命名，包含日期和描述。

示例4：电子邮件下载清理

用户：“我从Gmail下载发票。它们都命名为’invoice.pdf’、'invoice(1).pdf’等。修复这个混乱。”

输出：

找到89个文件，都命名为“invoice*.pdf”

读取每个文件以提取真实信息...

重命名示例：
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - 发票 - 月度订阅.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - 发票 - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - 发票 - 专业计划.pdf

所有文件已重命名并按供应商组织。

常见组织模式

按供应商（简单）

发票/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

按年份和类别（税务友好）

发票/
├── 2023/
│   ├── 软件/
│   ├── 硬件/
│   ├── 服务/
│   └── 旅行/
└── 2024/
    └── ...

按季度（详细跟踪）

发票/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── 软件/
│   │   ├── 办公/
│   │   └── 旅行/
│   └── Q2/
│       └── ...

按税务类别（会计师就绪）

发票/
├── 可扣除/
│   ├── 软件/
│   ├── 办公/
│   └── 专业服务/
├── 部分可扣除/
│   └── 餐饮旅行/
└── 个人/

自动化设置

对于持续整理：

创建一个脚本，监视我的~/Downloads/invoices文件夹，并使用我们的标准命名和文件夹结构自动整理任何新发票文件。

这创建了一个持久解决方案，在发票到达时整理它们。

专业提示

扫描电子邮件为PDF：首先使用预览或类似工具将电子邮件发票保存为PDF
一致下载：将所有发票保存到一个文件夹进行批量处理
月度例行：按月整理发票，而不是按年
备份原件：在重新组织前保留原始文件
在CSV中包含金额：对预算跟踪有用
按可扣除性标记：注意哪些费用是税务可扣除的
保留收据7年：标准审计期

处理特殊情况

缺失信息

如果无法提取日期/供应商：

标记文件为手动审核
使用文件修改日期作为备选
创建“需要审核/”文件夹

重复发票

如果同一发票出现多次：

比较文件哈希
保留最高质量版本
在摘要中注明重复

多页发票

对于跨文件分割的发票：

如果需要，合并PDF
对部分使用一致命名
如果在CSV中发票是分割的，请注明

非标准格式

对于不常见的收据格式：

提取可能的信息
标准化可标准化的部分
如果关键信息缺失，标记为审核

发票自动化整理器 invoice-organizer