名称: 发票整理器描述: 通过读取混乱文件，提取关键信息，一致重命名，并按逻辑文件夹排序，自动整理发票和收据用于税务准备。将数小时的手动记账工作转化为分钟的自动化组织过程。—

发票整理器

此技能将混乱的发票、收据和财务文档文件夹转变为干净、税务就绪的归档系统，无需手动操作。

何时使用此技能

税务季节准备，需要整理记录
管理跨多个供应商的业务费用
整理来自混乱文件夹或电子邮件下载的收据
设置持续记账的自动发票归档
按年份或类别归档财务记录
费用核对以进行报销
为会计师准备文档

此技能的功能

读取发票内容：从PDF、图像和文档中提取信息：
- 供应商/公司名称
- 发票号码
- 日期
- 金额
- 产品或服务描述
- 付款方式
一致重命名文件：创建标准化文件名：
- 格式：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品或服务.pdf
- 示例：2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
按类别组织：排序到逻辑文件夹：
- 按供应商
- 按费用类别（软件、办公室、旅行等）
- 按时间段（年、季度、月）
- 按税务类别（可抵扣、个人等）
处理多种格式：适用于：
- PDF发票
- 扫描收据（JPG、PNG）
- 电子邮件附件
- 截图
- 银行对账单
保留原件：组织副本时保留原始文件

如何使用

基本用法

导航到混乱的发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后询问Claude Code：

为税务整理这些发票

或更具体地：

读取此文件夹中的所有发票，将它们重命名为
"YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf"格式，
并按供应商组织它们

高级组织

整理这些发票：
1. 从每个文件提取日期、供应商和描述
2. 重命名为标准格式
3. 按费用类别排序到文件夹（软件、办公室、旅行等）
4. 创建一个包含所有发票详细信息的CSV电子表格供我的会计师使用

指令

当用户请求发票整理时：

扫描文件夹

识别所有发票文件：
```
# 查找所有与发票相关的文件
find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print
```
报告发现：
- 文件总数
- 文件类型
- 日期范围（如果从名称可辨）
- 当前组织（或无组织）
从每个文件提取信息

对于每个发票，提取：

从PDF发票中：
- 使用文本提取读取发票内容
- 寻找常见模式：
  - “发票日期：”、“日期：”、“发行：”
  - “发票 #：”、“发票号码：”
  - 公司名称（通常在顶部）
  - “应付金额：”、“总计：”、“金额：”
  - “描述：”、“服务：”、“产品：”
从图像收据中：
- 读取图像中的可见文本
- 识别供应商名称（通常在顶部）
- 寻找日期（常见格式）
- 找到总金额
对于不清晰文件的备用方案：
- 使用文件名线索
- 检查文件创建/修改日期
- 如果关键信息缺失，标记为手动审查

确定组织策略

如果未指定，询问用户偏好：

我发现了[日期范围]内的[X]张发票。

您希望如何组织它们？

1. **按供应商**（Adobe/、Amazon/、Stripe/等）
2. **按类别**（软件/、办公用品/、旅行/等）
3. **按日期**（2024/Q1/、2024/Q2/等）
4. **按税务类别**（可抵扣/、个人/等）
5. **自定义**（描述您的结构）

或者我可以使用默认结构：年/类别/供应商

创建标准化文件名

对于每个发票，创建遵循此模式的文件名：
```
YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 描述.ext
```
示例：
- 2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
- 2024-01-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
- 2023-12-01 Stripe - 发票 - 月度支付处理.pdf
文件名最佳实践：
- 除连字符外移除特殊字符
- 正确大写供应商名称
- 保持描述简洁但有意义
- 使用一致日期格式（YYYY-MM-DD）进行排序
- 保留原始文件扩展名

执行组织

在移动文件前，显示计划：

# 组织计划

## 提议的结构

发票/ ├── 2023/ │ ├── 软件/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── 服务/ │ └── 办公室/ └── 2024/ ├── 软件/ ├── 服务/ └── 办公室/


## 示例更改

之前：`invoice_adobe_march.pdf`
之后：`2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf`
位置：`发票/2024/软件/Adobe/`

之前：`IMG_2847.jpg`
之后：`2024-02-10 Staples - 收据 - 办公用品.jpg`
位置：`发票/2024/办公室/Staples/`

处理[X]个文件？（是/否）

批准后：

# 创建文件夹结构
mkdir -p "发票/2024/软件/Adobe"

# 复制（不移动）以保留原件
cp "original.pdf" "发票/2024/软件/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf"

# 或如果用户偏好，移动
mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"

生成摘要报告

创建一个包含所有发票详细信息的CSV文件：

日期,供应商,发票号码,描述,金额,类别,文件路径
2024-03-15,Adobe,INV-12345,Creative Cloud,52.99,软件,发票/2024/软件/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - Creative Cloud.pdf
2024-03-10,Amazon,123-4567890-1234567,办公用品,127.45,办公室,发票/2024/办公室/Amazon/2024-03-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
...

此CSV可用于：

导入到会计软件
与会计师分享
费用跟踪和报告
税务准备

提供完成摘要

# 整理完成！📊

## 摘要
- **处理了**：[X]张发票
- **日期范围**：[最早]到[最晚]
- **总金额**：$[求和]（如果提取了金额）
- **供应商**：[Y]个唯一供应商

## 新结构

发票/ ├── 2024/ (45个文件) │ ├── 软件/ (23个文件) │ ├── 服务/ (12个文件) │ └── 办公室/ (10个文件) └── 2023/ (12个文件)


## 创建的文件
- `/发票/` - 整理的发票
- `/发票/invoice-summary.csv` - 会计用电子表格
- `/发票/originals/` - 原始文件（如果复制了）

## 需要审查的文件
[列出信息无法完全提取的任何文件]

## 下一步
1. 检查`invoice-summary.csv`文件
2. 检查“需要审查”文件夹中的文件
3. 将CSV导入您的会计软件
4. 为未来发票设置自动组织

准备好迎接税务季节！🎉

示例

示例1：税务准备（来自Martin Merschroth）

用户：“我有一个用于税务的混乱发票文件夹。排序并正确重命名它们。”

过程：

扫描文件夹：发现147个PDF和图像
读取每个发票以提取：
- 日期
- 供应商名称
- 发票号码
- 产品或服务描述
重命名所有文件：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf
组织到：2024/软件/、2024/旅行/等
为会计师创建invoice-summary.csv
结果：几分钟内获得税务就绪的整理发票

示例2：月度费用核对

用户：“按类别整理我上个月的业务收据。”

输出：

# 2024年3月收据已整理

## 按类别
- 软件与工具：$847.32 (12张发票)
- 办公用品：$234.18 (8张收据)
- 旅行与餐饮：$1,456.90 (15张收据)
- 专业服务：$2,500.00 (3张发票)

总计：$5,038.40

所有收据已重命名并归档于：
`Business-Receipts/2024/03-March/[类别]/`

CSV导出：`march-2024-expenses.csv`

示例3：多年存档

用户：“我有3年的随机发票。按年份，然后按供应商组织它们。”

输出：创建结构：

发票/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

每个文件按日期和描述正确重命名。

示例4：电子邮件下载清理

用户：“我从Gmail下载发票。它们都命名为’invoice.pdf’、'invoice(1).pdf’等。修复这个混乱。”

输出：

发现89个文件，都命名为“invoice*.pdf”

读取每个文件以提取真实信息...

重命名示例：
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - 发票 - 月度订阅.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - 发票 - Workspace.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - 发票 - 专业计划.pdf

所有文件已重命名并按供应商组织。

常见组织模式

按供应商（简单）

发票/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

按年份和类别（税务友好）

发票/
├── 2023/
│   ├── 软件/
│   ├── 硬件/
│   ├── 服务/
│   └── 旅行/
└── 2024/
    └── ...

按季度（详细跟踪）

发票/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── 软件/
│   │   ├── 办公室/
│   │   └── 旅行/
│   └── Q2/
│       └── ...

按税务类别（会计师就绪）

发票/
├── 可抵扣/
│   ├── 软件/
│   ├── 办公室/
│   └── 专业服务/
├── 部分可抵扣/
│   └── 餐饮旅行/
└── 个人/

自动化设置

对于持续组织：

创建一个脚本，监视我的~/Downloads/invoices文件夹，
并使用我们的标准命名和文件夹结构自动整理任何新发票文件。

这创建一个持久解决方案，在发票到达时自动组织它们。

专业提示

将电子邮件扫描为PDF：使用Preview或类似工具，先将电子邮件发票保存为PDF
一致下载：将所有发票保存到一个文件夹进行批量处理
月度例行：每月整理发票，而非每年
备份原件：重新组织前保留原始文件
在CSV中包含金额：对预算跟踪有用
标记可抵扣性：注意哪些费用可抵扣税款
保留收据7年：标准审计期间

处理特殊情况

信息缺失

如果日期/供应商无法提取：

标记文件为手动审查
使用文件修改日期作为备用
创建“需要审查/”文件夹

重复发票

如果同一发票出现多次：

比较文件哈希
保留质量最高的版本
在摘要中注明重复

多页发票

对于跨文件分割的发票：

如果需要，合并PDF
对部分使用一致命名
在CSV中注明是否拆分发票

非标准格式

对于不寻常的收据格式：

提取可能的部分
标准化可以标准化的部分
如果关键信息缺失，标记为审查

发票整理器 invoice-organizer