name: 项目协调 description: 面向创意从业者的个人多项目协调，管理众多并行项目。非项目管理方法论——实用的系统，用于跟踪进度、管理精力和推进项目。触发于项目管理、多项目协调、进度跟踪或并发工作压力。 license: MIT
项目协调
管理众多项目而不失理智。
核心理念
创意工作的现实
- 项目同时存在于各种状态
- 精力和注意力波动
- 上下文切换有真实成本
- 并非所有事情都能同时推进
- 完成比完美更好
协调与管理
| 传统项目管理 | 个人协调 |
|---|---|
| 时间线和截止日期 | 精力和动力 |
| 资源分配 | 注意力分配 |
| 状态报告 | 进度意识 |
| 团队协调 | 自我协调 |
| 外部问责 | 内部系统 |
项目状态
状态模型
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 活跃 │
│ ┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌─────────┐ │
│ │ 主要 │ │ 次要 │ │ 支持 │ │
│ │ (1-2) │ │ (2-3) │ │ (多) │ │
│ └─────────┘ └─────────┘ └─────────┘ │
└─────────────────────────────────────────────────┘
▲ │
│ ▼
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ 等待 │ │ 休眠 │
│ (受阻) │ │ (暂停) │
└─────────────┘ └─────────────┘
▲ │
│ ▼
│ ┌─────────────┐
└────────────────────│ 归档 │
│ (完成) │
└─────────────┘
状态定义
| 状态 | 定义 | 注意力 |
|---|---|---|
| 主要 | 日常活跃工作 | 深度专注 |
| 次要 | 定期进展 | 预定时间 |
| 支持 | 维护模式 | 根据需要 |
| 等待 | 被外部阻塞 | 仅检查 |
| 休眠 | 有意暂停 | 每月审查 |
| 归档 | 完成或放弃 | 无 |
容量指南
- 主要: 最多1-2个项目
- 次要: 2-3个项目
- 支持: 无限（但要诚实）
- 总活跃注意力: 5-7个项目
每周节奏
每周审查（30-60分钟）
1. 清理（15分钟）
- 处理收件箱
- 更新项目状态
- 记录完成事项
2. 反思（15分钟）
- 什么向前推进了？
- 什么卡住了？
- 什么消耗了 vs 激发了精力？
3. 决定（15分钟）
- 下周主要焦点
- 必须做的事项
- 如果精力允许可能做的事情
4. 准备（15分钟）
- 确保下一步行动清晰
- 识别障碍
- 环境准备就绪
每日检查（5分钟）
早上：
- 今天的一件事是什么？
- 我处于什么状态？（精力/专注）
- 什么可能让我分心？
晚上：
- 那件事发生了吗？
- 什么让我惊讶？
- 明天的一件事是什么？
项目跟踪
最小可行跟踪
对于每个项目，知道：
## [项目名称]
**状态**: [主要/次要/支持/等待/休眠]
**一句话描述**: 这是什么？
**下一步行动**: 下一个物理行动
**等待于**: （如果受阻）什么/谁/何时
**最后接触**: [日期]
项目仪表板
| 项目 | 状态 | 下一步行动 | 受阻？ | 最后接触 |
|---|---|---|---|---|
| [名称] | 主要 | [行动] | 否 | 今天 |
| [名称] | 次要 | [行动] | 是: [原因] | 3天前 |
| [名称] | 休眠 | - | - | 2周前 |
进度指标
简单交通灯：
| 状态 | 含义 |
|---|---|
| 🟢 | 移动中，按计划 |
| 🟡 | 缓慢，需要关注 |
| 🔴 | 卡住，需要干预 |
| ⚪ | 有意暂停 |
能量管理
能量状态
| 状态 | 适合的工作 |
|---|---|
| 高专注 | 复杂创意工作、写作、编码 |
| 中专注 | 编辑、规划、通信 |
| 低专注 | 行政、组织、常规任务 |
| 恢复 | 休息、输入、灵感 |
匹配工作与能量
不要对抗你的能量。匹配工作到状态。
高能量 → 主要项目深度工作
中能量 → 次要项目进展
低能量 → 支持任务、行政
无能量 → 休息或结束一天
能量恢复
- 物理: 运动、睡眠、营养
- 心理: 不同模式（视觉 vs 语言）
- 创意: 输入（阅读、观看、倾听）
- 社交: 连接或独处（了解自己）
卡点
常见阻碍
| 阻碍 | 信号 | 干预 |
|---|---|---|
| 下一步行动不清晰 | 避免项目 | 定义最小步骤 |
| 害怕失败 | 拖延 | 降低风险，草稿模式 |
| 完美主义 | 无尽修订 | 设定发货截止日期 |
| 压力过大 | 瘫痪 | 减少范围 |
| 无聊 | 无进展 | 找到有趣部分 |
| 外部依赖 | 等待 | 跟进或绕过 |
解卡协议
1. 命名阻碍（具体什么卡住了？）
2. 识别感觉（恐惧？困惑？无聊？）
3. 找到最小行动（2分钟版本）
4. 现在做那个行动
5. 重新评估
何时暂停 vs 推进
暂停当:
- 连续多天持续恐惧
- 其他项目急需关注
- 外部因素使进展不可能
- 完全失去线索
推进当:
- 抵抗是基于恐惧
- 接近里程碑
- 项目有外部承诺
- 暂停会造成更多问题
多项目协调
上下文切换协议
结束工作会话：
1. 写下你在哪里
2. 记下下一步行动
3. 留下线索（评论、笔记）
4. 心理“关闭”仪式
开始工作会话：
1. 阅读之前的笔记
2. 审查最近工作（5分钟）
3. 从最小行动开始
4. 在深入前建立动力
交错策略
时间块: 将天/半天分配给项目
周一: 项目A（主要）
周二: 项目A（主要）
周三: 项目B（次要）
周四: 项目A（主要）
周五: 行政 + 次要项目
能量块: 匹配项目到能量模式
早上（高专注）: 主要项目
下午（中）: 次要项目
晚上（低）: 支持任务
主题日: 分组类似工作
周一: 深度创意工作
周二: 通信 + 会议
周三: 深度创意工作
周四: 学习 + 输入
周五: 行政 + 规划
项目生命周期
开始项目
1. 捕捉火花（什么让你兴奋？）
2. 定义完成（完成看起来像什么？）
3. 识别第一个里程碑（第一个“胜利”是什么？）
4. 列出已知和未知
5. 确定初始状态（主要？次要？）
6. 设置审查日期
维护项目
定期问题：
- 这仍然值得做吗？
- 范围仍然正确吗？
- 我是合适的人吗？
- 时机仍然正确吗？
结束项目
完成:
- 定义“足够完成”
- 发货/发布/交付
- 捕获经验教训
- 归档材料
- 庆祝
放弃（同样有效）：
- 承认决定
- 提取可重用部分
- 记下为什么没用
- 归档而不内疚
- 释放心理空间
工具原则
工具要求
必须有：
- 快速捕捉
- 容易状态查看
- 无摩擦更新
- 疲劳时也能工作
最好有：
- 跨设备同步
- 搜索
- 项目间关系
避免：
- 复杂设置
- 维护负担
- 工具变成项目
推荐方法
最小: 每个项目文本文件 + 主索引 轻量: 单个笔记应用带标签 中等: Notion/Obsidian 带简单数据库 重量: 完整项目管理工具（仅当真正使用）
参考资料
references/review-templates.md- 每周/每月/季度审查模板references/stuck-interventions.md- 详细解卡策略