Invoice Organizer

这个技能可以将混乱的发票、收据和财务文件自动整理成干净、准备税务的文件系统，无需手动操作。

何时使用此技能

准备税务季节，需要整理记录
管理多个供应商的业务费用
从混乱的文件夹或电子邮件下载中整理收据
设置自动化发票归档，以进行持续的簿记
按年份或类别归档财务记录
为报销对账费用
为会计师准备文件

这个技能做什么

读取发票内容：从PDF、图像和文件中提取信息：
- 供应商/公司名称
- 发票号码
- 日期
- 金额
- 产品或服务描述
- 付款方式
一致地重命名文件：创建标准化的文件名：
- 格式：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品或服务.pdf
- 示例：2024-03-15 Adobe - 发票 - 创意云.pdf
按类别组织：逻辑文件夹中进行排序：
- 按供应商
- 按费用类别（软件、办公、旅行等）
- 按时间段（年、季度、月）
- 按税务类别（可抵扣、个人等）
处理多种格式：适用于：
- PDF发票
- 扫描收据（JPG、PNG）
- 电子邮件附件
- 屏幕截图
- 银行对账单
保留原件：在整理副本的同时保留原始文件

如何使用

基本使用

导航到您的混乱发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后告诉 Claude Code：

为税务整理这些发票

或更具体：

在此文件夹中读取所有发票，将它们重命名为
"YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf"格式，
并按供应商组织它们

高级组织

整理这些发票：
1. 从每个文件中提取日期、供应商和描述
2. 重命名为标准格式
3. 按费用类别（软件、办公、旅行等）排序到文件夹
4. 为我的会计师创建包含所有发票详情的CSV电子表格

指令

当用户请求发票组织时：

扫描文件夹

识别所有发票文件：

# 查找所有与发票相关的文件
find . -type f \( -name "*.pdf" -o -name "*.jpg" -o -name "*.png" \) -print

报告结果：

文件总数
文件类型
日期范围（如果可以从名称中辨别）
当前组织（或缺乏组织）

从每个文件中提取信息

对于每张发票，提取：

从PDF发票：

使用文本提取读取发票内容
查找常见模式：
- “Invoice Date:”, “Date:”, “Issued:”
- “Invoice #:”, “Invoice Number:”
- 公司名称（通常在顶部）
- “Amount Due:”, “Total:”, “Amount:”
- “Description:”, “Service:”, “Product:”

从图像收据：

从图像中读取可见文本
识别供应商名称（通常在顶部）
查找日期（常见格式）
找到总金额

对于不清晰的文件的回退：

使用文件名线索
检查文件创建/修改日期
如果缺少关键信息，则标记为手动审查

确定组织策略

如果未指定，询问用户偏好：

我发现[X]张发票，日期范围为[日期范围]。

你想如何组织它们？

1. **按供应商**（Adobe/, Amazon/, Stripe/, 等）
2. **按类别**（软件/, 办公用品/, 旅行/, 等）
3. **按日期**（2024/Q1/, 2024/Q2/, 等）
4. **按税务类别**（可抵扣/, 个人/, 等）
5. **自定义**（描述你的结构）

或者我可以使用默认结构：年份/类别/供应商

创建标准化文件名

对于每张发票，创建一个遵循此模式的文件名：

YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 描述.ext

示例：

2024-03-15 Adobe - 发票 - 创意云.pdf
2024-01-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
2023-12-01 Stripe - 发票 - 月度支付处理.pdf

文件命名最佳实践：

除了连字符外，移除特殊字符
正确大写供应商名称
保持描述简洁但有意义
使用一致的日期格式（YYYY-MM-DD）进行排序
保留原始文件扩展名

执行组织

在移动文件之前，显示计划：

# 组织计划

## 建议结构

发票/ ├── 2023/ │ ├── 软件/ │ │ ├── Adobe/ │ │ └── Microsoft/ │ ├── 服务/ │ └── 办公室/ └── 2024/ ├── 软件/ ├── 服务/ └── 办公室/


## 示例更改

之前：`invoice_adobe_march.pdf`
之后：`2024-03-15 Adobe - 发票 - 创意云.pdf`
位置：`发票/2024/软件/Adobe/`

之前：`IMG_2847.jpg`
之后：`2024-02-10 Staples - 收据 - 办公用品.jpg`
位置：`发票/2024/办公室/Staples/`

处理[X]文件？（是/否）

批准后：

# 创建文件夹结构
mkdir -p "发票/2024/软件/Adobe"

# 复制（不要移动）以保留原件
cp "original.pdf" "发票/2024/软件/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - 创意云.pdf"

# 或者如果用户更喜欢移动
mv "original.pdf" "new/path/standardized-name.pdf"

生成摘要报告

创建一个包含所有发票详情的CSV文件：

日期，供应商，发票号码，描述，金额，类别，文件路径
2024-03-15，Adobe，INV-12345，创意云，52.99，软件，发票/2024/软件/Adobe/2024-03-15 Adobe - 发票 - 创意云.pdf
2024-03-10，Amazon，123-4567890-1234567，办公用品，127.45，办公室，发票/2024/办公室/Amazon/2024-03-10 Amazon - 收据 - 办公用品.pdf
...

这个CSV文件适用于：

导入会计软件
与会计师共享
费用跟踪和报告
税务准备

提供完成摘要

# 组织完成！📊

## 摘要
- **处理**：[X]发票
- **日期范围**：[最早]至[最晚]
- **总金额**：$[总和]（如果提取了金额）
- **供应商**：[Y]唯一供应商

## 新结构

发票/ ├── 2024/ (45文件) │ ├── 软件/ (23文件) │ ├── 服务/ (12文件) │ └── 办公室/ (10文件) └── 2023/ (12文件)


## 创建的文件
- `/发票/` - 整理好的发票
- `/发票/invoice-summary.csv` - 会计用的电子表格
- `/发票/originals/` - 原始文件（如果复制了）

## 需要审查的文件
[列出任何信息无法完全提取的文件]

## 下一步
1. 查看`invoice-summary.csv`文件
2. 检查“需要审查”文件夹中的文件
3. 将CSV导入您的会计软件
4. 为未来的发票设置自动组织

准备好税务季节！🎉

示例

示例1：税务准备（来自Martin Merschroth）

用户：“我有一堆混乱的发票，需要为税务整理它们。”

流程：

扫描文件夹：发现147个PDF和图像
读取每张发票以提取：
- 日期
- 供应商名称
- 发票号码
- 产品/服务描述
重命名所有文件：YYYY-MM-DD 供应商 - 发票 - 产品.pdf
组织到：2024/软件/, 2024/旅行/等。
为会计师创建invoice-summary.csv
结果：在几分钟内整理好准备税务的发票

示例2：每月费用对账

用户：“整理我上个月的业务收据，按类别分类。”

输出：

# 2024年3月收据已整理

## 按类别
- 软件与工具：$847.32（12张发票）
- 办公用品：$234.18（8张收据）
- 旅行与餐饮：$1,456.90（15张收据）
- 专业服务：$2,500.00（3张发票）

总计：$5,038.40

所有收据已重命名并归档在：
`Business-Receipts/2024/03-March/[Category]/`

CSV导出：`march-2024-expenses.csv`

示例3：多年档案

用户：“我有3年的随机发票。按年份组织，然后按供应商。”

输出：创建结构：

发票/
├── 2022/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
├── 2023/
│   ├── Adobe/
│   ├── Amazon/
│   └── ...
└── 2024/
    ├── Adobe/
    ├── Amazon/
    └── ...

每个文件都正确重命名，包含日期和描述。

示例4：电子邮件下载清理

用户：“我从Gmail下载发票。它们都命名为’invoice.pdf’, 'invoice(1).pdf’等。解决这个混乱。”

输出：

发现89个文件都命名为"invoice*.pdf"

读取每个文件以提取真实信息...

重命名示例：
- invoice.pdf → 2024-03-15 Shopify - 发票 - 月度订阅.pdf
- invoice(1).pdf → 2024-03-14 Google - 发票 - 工作区.pdf
- invoice(2).pdf → 2024-03-10 Netlify - 发票 - Pro计划.pdf

所有文件已重命名并按供应商组织。

常见组织模式

按供应商（简单）

发票/
├── Adobe/
├── Amazon/
├── Google/
└── Microsoft/

按年份和类别（税务友好）

发票/
├── 2023/
│   ├── 软件/
│   ├── 硬件/
│   ├── 服务/
│   └── 旅行/
└── 2024/
    └── ...

按季度（详细跟踪）

发票/
├── 2024/
│   ├── Q1/
│   │   ├── 软件/
│   │   ├── 办公室/
│   │   └── 旅行/
│   └── Q2/
│       └── ...

按税务类别（会计师准备）

发票/
├── 可抵扣/
│   ├── 软件/
│   ├── 办公室/
│   └── 专业服务/
├── 部分可抵扣/
│   └── 餐饮旅行/
└── 个人/

自动化设置

对于持续组织：

创建一个脚本，监视我的 ~/Downloads/invoices 文件夹
并使用我们的标准
命名和文件夹结构自动组织任何新的发票文件。

这创建了一个持久的解决方案，可以在发票到达时进行组织。

专业提示

扫描电子邮件为PDF：使用预览或类似工具先将电子邮件发票保存为PDF
一致的下载：将所有发票保存到一个文件夹中进行批量处理
每月例行：每月组织发票，而不是每年
备份原件：在重新组织之前保留原始文件
在CSV中包含金额：有助于预算跟踪
按可抵扣性标记：注明哪些费用可以抵扣税款
保留收据7年：标准审计期

处理特殊情况

缺少信息

如果无法提取日期/供应商：

标记文件进行手动审查
使用文件修改日期作为回退
创建"需要审查/"文件夹

重复发票

如果同一张发票出现多次：

比较文件哈希
保留最高质量的版本
在摘要中注明重复项

多页发票

对于跨文件分割的发票：

如果需要，合并PDF
使用一致的命名规则
如果发票分割，在CSV中注明

非标准格式

对于不寻常的收据格式：

提取尽可能多的信息
尽可能标准化
如果缺少关键信息，则标记为审查

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